仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?【本のレビュー】

皆様、こんにちは(^-^)

「カウンセリングを通じて笑顔花咲く未来を創る」をモットーに活動している、高知の山脇文子です。出逢った方や組織の方々が笑顔になるお手伝いを仕事にしています。

イラストカードセッション山脇

 

ひとつ前のブログで今年の抱負は、

【超える】

であると、お伝えしました。

 

今年は「超える」歳にします(まだ仮称)。自分を超える。山を越える。殻を破る。人としての器を大きくする。大きく飛躍する。新たな一手を打って出る。そんな歳にしたいです✨

その理由は、ここ2年、仕事の質と量が「倍増」。現在44歳。女性ということもあり加齢と重なり、その変化に適応することが難しかったです。頭の働き、体がついて来ない。色々ありました^^;

でも、実直に1日1日やり遂げてきました。家事・育児と共に。まだ「慣れた」とはいきませんが、次の段階を踏まないといけないと思います。

 

経営者として考えれば、

【現状維持】とは、すなわち【衰退】

ですので。マネジメントの時間を意識的に取りたい。

 

 

とお伝えしました。そのためにも、意思決定の時間を生み出す必要がある!

 

ということで、最近タイムマネジメント。効率化。脳科学を仕事に生かす本など沢山読んでいます。少しずつシェアしていきますね。書評というか、レビューというか、気になったところを簡単にご紹介です。本日は第3弾(^-^)

 

今日は、

「仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?」

です。章立ては以下です。

 

仕事が速い人は見えないところで何をしているのか

 

【目次】

第1章 仕事の速さは始める「前」に決まる

●「一番時間のかかる作業」を見極めよ
●2回目までは力技でやる。3回目以降は効率化する
●「期限に間に合わない!」さて、どうするか?
●ひとりでやる仕事にこそ、期限を決める ほか

 

第2章 「作業のスピード」は習慣化で速くなる

●メールは絶対に「1回だけ」しか読まない
●「○○さん、お疲れ様です」の3秒がムダ
●資料作成は「手書き」が8割
●外資系でも8割が知らない「秘密」のエクセル技
●1000行を一瞬でコピペする方法 ほか

 

第3章 「チームのスピード」は仕組みで速くなる

●つかまらない上司をつかまえる方法
●打ち合わせの「持ち帰り」をゼロにする
●部下の「モンキー」は部下に背負わせる
●「会議は全員発言すべき」はウソ ほか

 

第4章 「ない時間」をひねり出す

●緊急のときに「どこまで犠牲にするか」を決めておく
●自分だけの「シェルター」を作る
●「忙しい」と言わない ほか

 

第5章 「思考のスピード」は型で速くなる

●「タテ」「ヨコ」の質問で最短で本質にたどり着く
●健全に「疑う」ことで手戻りをなくす
●ゼロから考えず「型」にはめて考える
●2本の線で、フレームワークを作る ほか

 

 

では、特に印象に残った点のみ、「自分なり」の要約と捉え方で、ご紹介させていただきます(^-^)

 

●仕事を早くする3つの原則

 

①速くやる
②ムダを省く
③確実にやる。

 

・・・なるほど。です。当たり前のようで深いこと。タイムマネジメントの本を読んでいると共通することでもあります。

 

①は、様々なテクニックを使う、実際に早く動くなどで速くすること。

②は、やらなくても良い作業を廃棄すること。

③は、「仕事は一発で仕留める」間違いや不完全を排除し、手直しをなくすこと。著者の信条だそうです。

 

●仕事が速い人は、必ず「初動」が速い

 

仕事が遅い人、いつも時間に追われている人というのは、「取り掛かるのが遅い」のだそうです。大きな仕事、負荷の掛かる仕事は、つい後回しにしてしまったりするものです。忙しいビジネスパーソンに「まとまった時間」はなかなかない。

 

取り合えずやるべき仕事だと思ったら、「取り掛かること」これが大切ということを言われています。

 

●一番時間の掛かる作業を見極めよ

 

この辺りは、コンビニのレジ作業を例えとして、流れ図で説明されていましたが、この方は元々ITエンジニアですので、「工程管理」は、専門。こういう考え方が自然にできることは、タイムマネジメントに重要と思います。

 

●毎回100点を目指さない

 

これは、無駄を省くということです。依頼者が20点のクオリティしか求めていないのに、100点のクオリティの仕事を仕上げれば、それは労力・時間を著しく消費します。少し相手の期待値を上回れば良いと著者は説きます。つ

まり20点なら22点を目指すという事です。

部下育成にもこの観点は役立ちます。部下に仕事を依頼する時は、どのレベルの完成度で良いのかまで伝えましょう。

 

タイムマネジメント

 

●とにかく、何が何でも「即断即決」する

 

チームの中で待ち時間、ボトルネックとなるのが、「決める」場面。情報が十分揃うまで決められない人は、際限なく揃うのを待つのは、無駄。情報収集もどこまでか決めて、集まったもので未来を予想して始める。

決めることに伴う責任に臆さないこと。必ず成功することはないので、失敗を覚悟して決めること。

そもそも「決めないとチームが動けない」ことを理解していない人が決めることを遅らせる。スピーディーに動くためには、即断即決を推奨されていました。

 

これも、なるほど!と思う事であり、どのタイムマネジメントの本、リーダーシップの本を読んでも、よく書かれていることです。

私自身も優柔不断であったり、情報収集をしっかりしたいタイプなことがあって、悩むことに時間を使ってしまいます。最近、迷っていると仕事を終えきれない量になってきたので、できるだけ「早く決める」ことを意識しています。

 

また、他の本でもよく、迷う・悩むことは脳を疲労させるので、迷う時間を減らすことが大事。そのためには、早く意思決定すること。期限や、どこまで思案するかのリミットを決めることなどが推奨されています。

心がけたいことです。

 

●リングの方眼ノートを横に使う

 

セミナーに参加した時のメモや仕事のアイディアは、この手法だと、書きやすい。見やすい。図解を多用していれば、読み込まなくても内容が見返せる。パワーポイントも横スライドのものが多いので、スライドに起こす時にも便利。

 

●スーツを選ぶ時間を0にする「仕組み」

 

私は、女性である程度お洒落も楽しみたいので、このアイディアは使いませんが、男性の方は使えるかもしれません^^

 

スーツを4着ハンガーにかけます。Yシャツは6着ハンガーにかけます。着る時は、右から着ます。掛ける時は、左から掛けます。

スーツと、Yシャツの枚数が違うので、組み合わせが自動的に異なり、「いつも同じ服を着ている人」という印象になりません。

 

タイムマネジメントの本を何冊か読んでいると共通する点がありますが、これもその一つ。

特に男性のビジネスパーソンほど、日常生活で「脳」を疲れさせないように工夫している方が多いようです。他の経営者の方も、基本的に同じ系統の色、ジャケットを揃え、「何を着ようか」と迷わないようにしている。

 

など、日常生活を仕組化、ルーティーン化し、脳疲労と時間消費を防ぎ、その分仕事に注力されています。

これは、家庭を無視するのではなく、そのように生み出した時間を家族サービスに当てられています。

 

●メールは絶対に「1回だけ」しか読まない

 

耳が痛い。。。私は、ついつい見返してしまうことがあるのですが、確かにこの時間は無駄。反すうは極力しないようにしようと思いました(笑)

これもどう見ないようにするか、仕組化が書かれていました。

 

●資料作成は「手書き」が8割

 

これもなるほど。と、初心に返りました。著者は、PP資料作成の際には、3ステップに分け、

 

①エッセンスを手書きで書きだす
②構想・構造化を手書きする
③PP資料をパソコンで仕上げる

 

と、②までが8割。そして、パソコン作業は2割です。

 

面白い工夫と思ったのが、20枚のPPスライドを作る場合、20枚のA4用紙を準備して、先に手書きでタイトルや図などを各ページに手書きし、そこで上司のチェックもしてもらう(手直しを防ぐ)、その後で、パソコン作業をする。という点です。

もう③の段階は「単純作業」になっているので、あまり脳を疲労させずに仕事ができます。

 

私は、完全に真似はできませんが、「講師になる」系の本を何冊か持っています。それには、講演のPPやネタを大きめの付箋紙に話ネタのタイトルを作り、並び順を変えるなどして、講演毎に「1から作らなくて良い仕組み」を作るというのが、結構人気講師に共通しているテクニックです。

最近これをせず、いきなりPPで作業していたのですが、確かに時間がかかるので、最近、この本を読んだのをきっかけに、「付箋紙構想法」を復活させました。便利です(^-^)

 

キャリアコンサルティング

 

●ゼロから考えず「型」にはめて考える

 

外資系の方のタイムマネジメントの本を読むと、フレームワークについて書かれています。この本も同じくでした。詳しい図解などもあり、基本のフレームワークが紹介されているので、お勧めです。

 

沢山覚える必要はないとし、以下の3分類を基本として紹介されていました。

 

①MECE(全体を把握する)
②ピラミッド(構造化する)
③課題解決のフレームワーク

 

いかがでしたでしょうか?思いつくままに目に留まったことろを書いてみました。あまりまとまっていませんが(笑)

ブログに求められる完成度という観点から、これくらいにしておきます。3時間かけて、完璧にするのは、タイムマネジメントにそぐわないので、思いつくままに綴ってみました。

 

こうして書いているのは、皆様のヒントになることがあると良いな。ということと、読んだ本をアウトプットによって、定着させるためもあってです。

ある程度の完成度で、どんどんアウトプットした方が「目的」を果たせますので。このスタイルでいきます。

 

皆様に少しでもお役に立てば幸いです。

速読を求めるより、「読書で行動を変える」これこそ、真の読書の意義かなと思ってます。

皆さんも「行動を変える読書」始めませんか?

 

 

著者について

木部 智之(きべ ともゆき)
Tomoyuki Kibe

日本IBMエグゼクティブ・プロジェクト・マネジャー

横浜国立大学大学院環境情報学府工学研究科修了。2002年に日本IBMにシステム・エンジニアとして入社。入社3年目にしてプロジェクト・マネジャーを経験。その後、2006年のプロジェクトでフィリピン人メンバーと一緒に仕事をする機会を得る。

英語はもちろん、日本語も含めていくつもの言語を巧みに操り、かつ仕事も優秀な彼らに衝撃を受け、自分はグローバルに通用する人材なのかと自問自答した。 それ以来、いちビジネスパーソンとして世界中どこでも通用するスキルを身に付けることを追求してきた。

2009年に役員のスタッフ職を経験し、2010年には最大級の大規模システム開発プロジェクトにアサインされ、中国の大連への赴任も経験。日本と大連で500人以上のチームをリードしてきた。

プロジェクト内で自分のチームメンバーを育成するためにビジネススキル講座を始め、そのコンテンツは社内でも評判となった。著書に『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?』『複雑な問題が一瞬でシンプルになる 2軸思考』(KADOKAWA)がある。

 

 

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改めまして、ご挨拶させていただきます。

 

「カウンセリングを通じて笑顔花咲く未来を創る」

 

をモットーに活動している、四国、高知県 山脇文子です。出逢った方や組織の方々が笑顔になるのが願いです。

経営者は孤独で意思決定の連続。誰にも明かせない胸の内に寄り添い、社員の皆様との橋渡し役として、業績向上・より良い組織風土の醸成のお手伝いをしています。

 

人と心のコンサルティング「トラスティ」代表として、産業カウンセラー・国家資格キャリアコンサルタントとして、活動をしております。

人や心の問題・人材育成・理念浸透などでお困りの経営者・人事労務担当者の皆様、お気軽にご相談くださいませ。

 

個人の方のご相談もメンタルヘルス~家族問題、ご自身のキャリア設計までご相談に応じております。

 

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