5つに時間に分けてサクサク仕事を片付ける【本の紹介】

5つに時間に分けてサクサク仕事を片付ける【本の紹介】

 

 

こんにちは(^-^)

カウンセリングを通じて、組織と個人の笑顔花咲く未来を創る カウンセラーの山脇文子です。

経営者は孤独で意思決定の連続。誰にも明かせない胸の内に寄り添い、社員の皆様との橋渡し役として、業績向上・より良い組織風土の醸成にご協力しています。

 

イラストカードセッション山脇

さて、1年少し前に比べて仕事量・年収共に倍増。家事・育児・子どもサービスも一人でフル稼働につき、仕事が回らなくなってきた私です^^;

 

これまでの自分の枠を大きく広げなければ、回って行かないと一念発起。自分改造に取り組んでいます。その一つが、時間をマネジメントすること。

 

ということで、最近タイムマネジメント。効率化。脳科学を仕事に生かす本など沢山読んでいます。少しずつシェアしていきますね。

 

今日は、「5つに時間に分けてサクサク仕事を片付ける」です。

 

章立ては以下です。

 

第1章 なぜ多くの人が、定時に帰れないのか?

第2章 人生で最も有意義な、アウトプットの「プラチナ時間」

第3章 1日の仕事の8割が終わってしまう「ゴールド時間」

第4章 貴重なセミナー時間のようになる「ランチタイム時間」

第5章 インプットとコミュニケーションを構築する「シルバー時間」

第6章 明日へのエネルギーをチャージする「ブロンズ時間」

 

印象に残った点のみご紹介させていただきます(^-^)

 

  • ポイント1 廃棄する。やり方を変える。

営業コンサルタントで社長の菊原さんは、過去毎日のように深夜0時を過ぎるまで働く営業マンだったそうです。夜遅くまで仕事をし、ストレス発散のため、お酒を飲んで寝て翌日は、午前中頭が冴えない。そんな日々だったそうです。

 

30代を目前に控えた時に、このままではやっていけないと気づき、仕事の仕方を変えます。

 

まず、日々行っていた夕方以降のアポなし訪問を止めたそうです。それまでは、それしかない。と思っていたこと。でも、菊原さんは実は、口下手で人見知り。アポなし訪問は得意ではなかったのです。代わりに手紙で自分の気持ちを伝えるようにしたところ大成功。営業成績が上がりました。

 

ここで菊原さんが学ばれたことは、「これしかないと思い込んでいることが、実は時間をロスさせている」です。

 

この言葉。。。自分もそうかも?とわが身を立ち返らせてくれます。皆さんも振り返って考えてみてください。どこかに省けることがあるかもしれません。やり方を変えられることがあるかもしれません。

 

私の身近な例でいうと、名刺を全部データ化しようとしつつ、時間に追われ出来ない自分に自己肯定感が下がるというか。。。「あぁ、今日もできなかった」となっていました。「できなかったこと」に目が行くようになると、プレッシャーがかかってきます。

 

精神衛生上良くありません。

 

最近データ化するのをスパッと止めました。そして、名刺BOXに整理しています。よく連絡を取る方の分だけデータ化することにしたのです。それ以外の急ぎで連絡を取らない方、家に帰って連絡先を見つけて、翌日連絡で良いレベルの方は、データ化しなくても問題ないのです。

これで膨大な時間が節約でき、こうしてブログを書く時間にもなっていますし、プレッシャーから解放されました。

 

さて、本の内容に戻ります。

 

  • ポイント2 やることリストを作る

  • ポイント3 朝の時間に集中仕事をする

などのポイントがあります。ここ最近私は、数冊の時間効率化の本を精読しましたが、どの本にも共通していることでした。

 

菊原さんは、1日の時間を5つに分けて、名前を付けたのが特徴的です。

 

①プラチナ時間

6時~9時(朝起きてから始業時間まで)

やることリストを決めておき、朝早く起きたら集中仕事をする。必然的に始業時間までのタイムリミットがあるので、締め切り効果があり、集中力が高まる。

 

大事なのは、メールチェックなど集中を要しない仕事にこの時間を当てないこと。また、やることリストには、時間を設定しておくことで更にリミット効果が出る。

 

②ゴールド時間

9時~11時50分(出社からランチタイムまで)

プラチナ時間で弾みがついた流れで仕事をドンドン進める。11時までに8割の仕事を終わらせる予定で、ここでもやはり、重要な仕事から片付けて行く。

 

完璧主義より8割主義でいく。

 

これは他の方も同様に言われていました。1日の時間は限られるので、全ての仕事を10割の完成度で行っていては時間が足りなくなる。重要度などに応じて、かける時間を変えるということです。手を掛け過ぎて締め切りを守れないより、そこそこでも締め切りを守るほうが重要と言われています。

 

③ランチタイム

11時50分~13時

ランチタイムは時間に限りがあるので、夜の飲み会のように長丁場にならず、効率的にコミュニケーションが取れる。相手を主役にして気持ちよく話してもらい、良い関係を作ろう。

ランチ

おもしろかったのが、ランチの時間は限られている。武勇伝を聞いている暇はない。というフレーズです。

 

武勇伝では、自分の行動に生かせないから。再現性がないからということ。

 

聞くならこれ

 

1.その人が何を心がけているのか?

2.その人がその日どんな行動をしているのか?

 

この2つを聞くと調子のいい人の考え方と実際している行動が分ると言います。なるほど。。。

 

④シルバー時間

13時~18時(ランチ後から終業時間まで)

集中力が落ちるため、外回りなど体を動かす仕事。ルーティーンワーク。メールなどの作業を行う。頭に負荷の掛からない仕事をするということですね。

 

この辺りも他の脳科学を活用した仕事術などにも共通している内容です。

 

こまめに休憩を取ったり気分転換(サラリーマンでも他部署に手紙を取りに行くとか色々できるはず)をすることを推奨しています。

 

⑤ブロンズ時間

18時以降(終業時間以降の時間)

夜の時間はプライベートタイムにしよう。そのためにファイルやPCなど整理して、仕事が速く片付くようにしよう。効率化して空けた時間は更に仕事をする時間ではない。

 

「仕事をやり過ぎないことが大事」と強調されていました。

 

仕事を終える時間を決め、その時間までに終わらせる。その後は、プライベートタイム。不完全燃焼に感じたら、それを翌日のモチベーションにかえる。

 

その他、1日の時間をレコーディングする。レコーディングダイエットのように、1日の行動を記録することによって、無駄などが見える化する。と推奨されていました。

 

これに関しては、私もここ1ヶ月取組中で、行動時間計測アプリを使用して、全ての時間を計測しています。この1ヶ月で自分の時間の使い方が劇的に変わって来ました。

 

今までの積み重なりが酷いので、まだ片付き切っていない仕事が山積みではありますが、いつも締め切りギリギリさんは、すっかり返上できています。自分で決めた、「手前締め切り」をリミットとして、片づけて行く習慣ができています。

 

もう何年も時間の使い方を変えなくては立ち行かなくなる。回らない。と思って、変えられなかった自分。やっと変わって来ました。

 

 

著者について

 

菊原智明(きくはら・ともあき)

営業サポート・コンサルティング(株)代表取締役・営業コンサルタント・関東学園大学 経済学部講師・社団法人営業人材教育協会理事
■プロフィール

群馬県高崎市生まれ。工学部機械科卒業後トヨタホームに入社し、営業の世界へ。自分に合う営業方法が見つからず7年もの間クビ寸前の苦しい営業マン時代を過ごす。

お客様へのアプローチを訪問から「営業レター」に変えることをきっかけに4年連続トップの営業マンに。約600名の営業マンの中においてMVPを獲得。

2006年に独立。営業サポート・コンサルティング株式会社を設立。

現在、経営者や営業マン向けのセミナー、研修、コンサルティング業務を行っている。【営業力検定】が取得できる営業通信講座のクライアントの数は卒業生も含め既に750人を超えている。

2010年より関東学園大学にて学生に向け全国でも珍しい【営業の授業】を行い、社会出てからすぐに活躍できるための知識を伝えている。2015年までに45冊の本を出版。ベストセラー、海外で翻訳多数。

 

主な著書に『訪問しないで「売れる営業」に変わる本』『「売れる営業」に変わる魔法のトーク』、『急に「売れる営業」に変わったアイツには理由がある』(大和出版刊)、『売れる営業に変わる魔法の言葉』(ダイヤモンド社)、『訪問ゼロ!残業ゼロ!で売る技術』(日本実業出版社)、『夢をかなえる話し方』(エンターブレイン)、『面接ではウソをつけ』(星海社)、『トップ営業マンのルール』『トップ営業マンが使っている買わせる心理術』『「稼げる営業マン」と「ダメ営業マン」の習慣』(明日香出版)『5つの時間に分けて仕事をサクサク片づける』がある。

 

まとめ

朝の内に集中仕事。脳に負荷のかかる仕事をする。やることはリストにし迷いなく仕事をする。際限のない仕事妖怪にならない。

 

私は、四国高知でカウンセリング・講師業を行っている、人と心のコンサルティング「トラスティ」代表。産業カウンセラー・国家資格キャリアコンサルタントの山脇です。

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それでは、また(^-^)

 

 

 

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